چگونه با اتوماسیون اداری، فرآیندهای وقت‌گیر را دیجیتالی کنیم؟

یکی از بزرگترین چالش‌ها در سازمان‌های ایرانی، به ویژه سازمان‌های دولتی و برخی شرکت‌های خصوصی، حجم بالای کارها و روال‌های اداریِ تکراری و زمان‌بر است.
تصور کنید در یک بانک بزرگ مشغول به کار هستید. روزانه حجم عظیمی از تراکنش‌های مالی، درخواست‌های مشتریان برای دریافت وام و تسهیلات و صدور چک انجام می‌شود. این فرآیندها اغلب به صورت دستی و با صرف زمان و نیروی انسانی زیادی انجام می‌شوند.
یا مثلاً در یک شرکت مخابراتی بزرگی مانند ایرانسل، روزانه تعداد بسیار زیادی مکاتبه با مشترکین از طریق تلفن، ایمیل و سایر کانال‌ها برقرار می‌شود. ثبت دقیق این مکاتبات، پیگیری مشکلات و ارائه پاسخ‌های مناسب، فرآیندی زمان‌بر و مستلزم دقت بالایی است. مدیریت این حجم از درخواست‌ها به صورت دستی، کار بسیار دشواری است و ممکن است منجر به تاخیر در پاسخگویی به مشتریان و کاهش رضایت آن‌ها شود.
اینجاست که اتوماسیون کسب و کار (متشکل از اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندها) به عنوان یک راهکار قدرتمند و جامع وارد عمل می‌شود.
چرا دیجیتالی کردن فرآیندهای تکراری و وقت‌گیر مهم است؟
اصلا چرا باید فرآیندهای تکراری و وقت‌گیر را دیجیتالی کنیم؟ پاسخ ساده است: برای اینکه انسان‌ها از انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده رها شوند و بتوانند روی کارهای مهم‌تر و خلاقانه‌تر تمرکز کنند.
اتوماسیون اداری به عنوان ابزاری قدرتمند، دقیقاً همین هدف را دنبال می‌کند. این فناوری، با جایگزینی ماشین‌ها به جای انسان در انجام کارهای تکراری و وقت‌گیر، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند و کیفیت خدمات خود را بهبود بخشند و در نتیجه در دنیای رقابتی امروز، موفق‌تر عمل کنند.
افزایش سرعت و دقت: ماشین‌ها برخلاف انسان‌ها، در انجام کارهای تکراری بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر عمل می‌کنند. این یعنی کاهش قابل توجه زمان پردازش و کاهش خطاهای انسانی
کاهش هزینه‌ها: با خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر، نیاز به نیروی انسانی و هزینه‌های مربوط به حقوق و دستمزد، آموزش و… کاهش پیدا می‌کند. همچنین، هزینه‌های کاغذ، چاپ و بایگانی نیز به طور قابل توجهی کاهش می‌یابد.
بهبود کیفیت خدمات: با افزایش سرعت و دقت در انجام کارها، کیفیت خدمات ارائه شده به مشتریان نیز بهبود می‌یابد.
افزایش شفافیت: تمام فرآیندها به صورت شفاف ثبت و قابل پیگیری می‌شوند و به نظارت بهتر بر فعالیت‌ها و پاسخگویی سریع‌تر سازمان کمک می‌کند.
انعطاف‌پذیری بیشتر: سیستم‌های اتوماسیون اداری به راحتی قابل تغییر و توسعه هستند و سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا به سرعت با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان خود سازگار شوند.

اتوماسیون اداری در کدام بخش‌ از امور روزمره‌ سازمان‌ها تحول ایجاد میکند؟
همانطور که گفته شد، اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا کارها و فرآیندهای تکراری و وقت‌گیر را به‌صورت خودکار انجام داده و بر روی فعالیت‌های با ارزش افزوده تمرکز کنید. این فرآیندها می‌توانند از ساده‌ترین وظایف روزمره تا پیچیده‌ترین عملیات‌های سازمانی را شامل شوند.
از مهمترین بخش‌های یک سازمان که اتوماسیون اداری می‌تواند تحول شگرفی در آن ایجاد کند عبارتند از:
مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه
بخش مدیریت مکاتبات و دبیرخانه یکی از بخش‌های حیاتی هر سازمان است که وظیفه ثبت، بایگانی و پیگیری انواع نامه‌های وارده و صادره را بر عهده دارد. حجم بالای مکاتبات و درخواست‌های روزانه، تنوع انواع نامه‌ها و نیاز به پیگیری دقیق آن‌ها، احتمال خطای انسانی، کندی در انجام فرآیندها و… این بخش را به یکی از زمان‌برترین و مستعد خطاپذیر‌ترین بخش‌های سازمان تبدیل کرده است.
نرم‌افزارهای مدیریت مکاتبات اداری و دبیرخانه، با ایجاد یک سیستم یکپارچه، می‌توانند فرآیندهای تکراری مانند ثبت نامه، بایگانی، پیگیری و ارسال نامه را به صورت خودکار و در کمترین زمان ممکن انجام ‌دهند و از این طریق کمک کند تا کارکنان بتوانند بر روی وظایف مهم‌تر تمرکز کنند.
برای فهم بهتر این موضوع، بعنوان مثال نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از معتبرترین اتوماسیون های اداری کشور، در بخش مدیریت مکاتبات این امکان را فراهم می‌کند که بتوانید ایمیل‌های وارده به سازمان را با شرایطی که خودتان تعیین می‌کنید، بدون دخالت نیروی انسانی و بصورت کاملا خودکار و سیستمی ثبت و تبدیل به نامه کند و در کارتابل گیرندگان موردنظر قرار دهد.
فکر کنید همچین قابلیتی برای سازمانی که روزانه حجم زیادی ایمیل یا فکس را باید در اتوماسیون اداری ثبت و به گردش درآورد چقدر می‌تواند کارساز باشد!
مدیریت مستندات و بایگانی الکترونیکی اسناد
یکی دیگر از مهمترین بخش‌هایی که اتوماسیون اداری می‌تواند در آن تحول ایجاد کند مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی است. در سازمان‌ها، حجم عظیمی از اسناد کاغذی و الکترونیکی تولید می‌شود که مدیریت، بایگانی و بازیابی آن‌ها به صورت سنتی، زمان‌بر، هزینه‌بر و مستعد خطا است.
حجم بالای اسناد، پراکندگی اسناد، خطای انسانی، هزینه‌های بالای نگهداری اسناد فیزیکی و کاهش سرعت در انجام کارهای جستجو و بازیابی اسناد، ضرورت دیجیتالی کردن بخش مدیریت اسناد و بایگانی در سازمان‌ها را فراهم می‌کند.
با استفاده از سیستم‌های مدیریت اسناد الکترونیکی یا همان مدیریت مستندات، می‌توان تمامی اسناد را به صورت دیجیتالی ذخیره، طبقه‌بندی و بازیابی کرد. این سیستم‌ها با خودکارسازی فرآیندهای تکراری مانند ثبت، بایگانی و جستجوی اسناد، به طور قابل توجهی زمان و هزینه‌های سازمان را کاهش می‌دهند.
شرکت فراگستر از معدود نرم‌افزارهای مدیریت مستندات در ایران است که با بهره‌گیری از فناوری‌های هوش مصنوعی مانند OCR و یکپارچگی با نرم‌افزارهای فرم‌ساز توانسته‌ کارایی نرم‌افزار خود را به شدت افزایش دهند. OCR به نرم‌افزار اجازه می‌دهد تا متون موجود در اسناد اسکن شده و تصویری را استخراج کرده و آن‌ها را قابل جستجو کند. این ویژگی به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی هر کلمه یا عبارتی را در کل مجموعه اسناد جستجو کنند.
توصیه می‌شود سازمان‌ها به منظور بهبود فرآیندهای مدیریت مستندات خود، از نرم‌افزارهای مدیریت مستندات الکترونیکی مجهز به هوش مصنوعی استفاده کنند.
مدیریت فرم‌های الکترونیکی
فرم‌ها و فرایندها، ستون‌های اصلی بسیاری از فعالیت‌های سازمانی هستند. از درخواست مرخصی و ماموریت گرفته تا تایید فاکتور و … ، همه به نوعی به فرم‌ها و فرایندهای مشخصی، وابسته هستند. این فرم‌ها و فرایندها، اغلب به صورت دستی پر می‌شوند، بین بخش‌های مختلف گردش می‌کنند و در نهایت بایگانی می‌شوند. این روش سنتی، علاوه بر زمان‌بر بودن، مستعد خطا و اتلاف منابع است.
و اما چگونه اتوماسیون اداری به خودکارسازی فرم‌ها و فرایندها کمک می‌کند؟
طراحی فرم‌های الکترونیکی
در اتوماسیون اداری، به کمک ابزارهای طراحی فرم یا همان فرم‌ساز می‌توان انواع فرم‌های پیچیده را به سادگی ایجاد کرد. حتی برخی از فیلدهای فرم می‌توانند به صورت خودکار پر شوند (مثل تاریخ و زمان) و اعتبارسنجی داده‌های ورودی هم بصورت خودکار انجام شود.
گردش کار الکترونیکی
هر فرآیند بصورت دقیق و با تعریف مراحل مختلف مدلسازی می‌شود سپس فرم‌ها بصورت خودکار به افراد و بخش‌ها مربوطه ارجاع داده می‌شود و وضعیت هر فرم در هر مرحله از فرآیند قابل مشاهده است و تاییدات و امضاها هم براساس قوانین از پیش تعریف شده روی فرم‌ها اخذ می‌شود.
بایگانی الکترونیکی
در نهایت فرم‌های تکمیل شده بصورت الکترونیکی و با امنیت بالا ذخیره می‌شوند و با استفاده از ابزارهای جستجو، می‌توان به سرعت اطلاعات فرم را بازیابی کرد و گزارش‌های لازم را از سیستم اخذ کرد.
برخی از نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری در کشور مثل فراگستر اکثر فرم‌های عمومی و پرکاربرد سازمان را بصورت 100% آماده در اختیار سازمان‌های بهره‌بردار قرار می‌دهند که این امر کمک می‌کند سازمان، درگیر بحث طراحی فرم‌ها نشود و با چند کلیک ساده کاربران بتوانند فرم‌ها را در اتوماسیون اداری ثبت و به گردش درآورند. از جمله این فرم‌های آماده می‌توان به فرمهای درخواست مرخصی، درخواست ماموریت، درخواست اضافه کار، درخواست وام، درخواست پرداخت، درخواست خدمات، درخواست کالا، درخواست پذیرش و … اشاره نمود.

مدیریت پروژ‌ه‌ها و کارهای تیمی
مدیریت پروژه‌ها و کارهای تیمی، دنیایی از وظایف تکراری و زمان‌بر است. از ایجاد تسک‌ها و تخصیص منابع گرفته تا پیگیری پیشرفت و گزارش‌دهی، همه و همه می‌توانند انرژی و زمان زیادی از تیم‌ها بگیرند. اما با ورود اتوماسیون اداری، این دنیای خسته‌کننده به کلی دگرگون شده است.
ثبت شفاف و منظم تمام مراحل یک کار تیمی از ایده اولیه تا تحویل نهایی، تخصیص و پیگیری الکترونیکی کارها، ارسال به موقع اعلان‌ها و یادآوری‌ها، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، کامنت‌گذاری‌ها و بحث در مورد وظایف محول شده به اعضا، و تهیه خودکار و هوشمند گزارش‌های پیشرفت پروژه، همه و همه به مدیران پروژه می‌کند تا بر روی کارهای استراتژیک تمرکز کنند و بهره‌وری تیم را به‌طور قابل توجهی افزایش دهند. با خداحافظی از کارهای تکراری و زمان‌بر، تیم‌ها می‌توانند خلاقیت خود را به کار گرفته و پروژه‌های موفق‌تری را به انجام برسانند.
مدیریت جلسات و رویدادها
اتوماسیون اداری، مدیریت جلسات و رویدادها را متحول کرده است. با دیجیتالی کردن فرآیند ایجاد رویداد، دعوت از شرکت‌کنندگان و حتی تولید گزارش‌های جلسه، این نرم‌افزارها به شما کمک می‌کنند تا رویدادهایتان را با کمترین زحمت و بیشترین بهره‌وری برگزار کنید. تصور کنید دیگر نیازی به ارسال دعوتنامه‌های کاغذی، مدیریت دستی حضور و عدم حضور و تهیه گزارش‌های طولانی ندارید. اتوماسیون اداری، همه این کارها را برای شما انجام می‌دهد.
مدیریت منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتریان و مالی و …
اتوماسیون اداری با یکپارچه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی، مالی و CRM، و به جریان انداختن اطلاعات در تمام بخش‌ها و واحدهای مختلف بصورت یکپارچه، کمک می‌کند علاوه بر کاهش انجام کارهای تکراری و وقت‌گیر، همواره به داده‌های دقیق و به روز دسترسی داشته باشید.

درباره تیم تولید محتوا

تیم تولید محتوا

See author's posts